Mange organisationer står ved en skillevej. Stadig mere tyder på, at det er medarbejderne, der flytter mere end logoet, og derfor skal flere organisationer og virksomheder pinedød have deres medarbejdere i gang. LinkedIn’s tal siger det selv. Vores analyser har vist det længe. Employee Advocacy er gået fra at være et varmluftsbegreb til at være noget, man kan sige på oplæg, uden at tilhørerne vender øjne og tænker ”konsulent-bullshit”.

Men organisationerne har ikke for alvor knækket koden til, hvordan de – og det her er sagens kerne – får en medarbejder til at tweete, blogge, Facebook’e eller LinkedIn’e disciplineret for organisationen, hvor det giver positiv effekt, uden at slippe helvede løs, når samme medarbejder pludselig skriver, liker eller deler noget skadeligt, eller mener så meget, at kommunikationschefen får lyst til at krumme tæer og håber på, at kunder og samarbejdspartnere kigger den anden vej. Arbejdsretligt kan virksomheden stadig ikke gøre ret meget ved en udisciplineret medarbejder, der insisterer på at have sin ytringsfrihed på sine egne sociale medier, ligesom virksomheden heller ikke kan gøre noget ved den medarbejder, der insisterer på ikke at tage sine sociale medier i brug for virksomheden. Det første kan være skadeligt. Det andet bare irriterende.

Skriv det ned eller skriv det op. Bare du skriver det!
Men når virksomheden alligevel kommer dertil, hvor de enten får ansat eller får trænet medarbejdere til at mene noget, og på en disciplineret måde, der giver noget positivt afkast, sker det ofte ud fra en eksperiment-tankegang, hvor man har et utal af små ubehagelige samtaler undervejs, famler, prøver at justere og alligevel lander på benene, hvorefter man beslutter sig for at tage det som det kommer. Det er der ingen grund til. Kommer man hurtigt i gang med at få forventningsjusteret og få sat det på noget, der ligner formalia, kommer effekten også – for så får medarbejderne lyst til at bruge deres sociale medier, fordi de føler sig trygge og kan se, at det er værdsat, ligesom der er klare pejlemærker for, hvad der ikke ligefrem giver ekstra i lønposen ved MUS-samtalen (selvom man som chef reelt ikke må basere den manglende lønstigning på enten negativ aktivitet på medarbejderens private sociale medier eller for lidt aktivitet, medmindre det er skrevet ind i ansættelseskontrakten og aftalt, at medarbejderen forventes at bruge sine sociale medier for virksomheden). Se at få nedfældet nogle guidelines til medarbejderne, så de ved, hvad det er de må, hvad der forventes, og hvad der sker når – ikke hvis – de får skrevet noget forkert alligevel.

Her er dine guidelines
Efter mange års erfaring med kunder på tværs af brancher, får du her input til, hvordan dine guidelines skal se ud. Kommenteret, så du ved, hvorfor det står, som det står. De kommentarer kan du hive ud, før du præsenterer dem for medarbejderne, og før du skriver nedenstående i en version, du kan bruge til din virksomhed:

Guidelines for medarbejderes brug af egne sociale medier
(Kommentar: Du kommer længst ved at kalde dem guidelines og ikke retningslinjer eller politik for sociale medier. Ellers lyder det som et dekret. Og du har ingen ret til at udfolde et dekret på området. Har du en stærk organisationskultur i virksomheden, er du allerede bagud, hvis du kalder dem andet end guidelines. Det tænder ”Vil de knægte min ytringsfrihed”-diskussionen).

 Dine sociale medier er dine egne. Det er lige så legitimt at bruge dem til at skrive om virksomhedens emnefelt og budskaber, som det er at lade være. Vælger du at bruge dine sociale medier om emner, der vedrører virksomheden og budskaber fra virksomheden, håber vi, at du vil være med til at sikre følgende:
(Kommentar: Du er en fedterøv her. Og det er bløde sætninger. Men det viser, at du har forstået, at du faktisk ikke har ret meget at skulle have sagt her, medmindre en medarbejder kompromitterer sin arbejdsplads offentligt. Men det skal du skrive længst nede i dine guidelines, så du får skrevet alle truslerne til sidst, når de er blødt op).

Vi opfordrer dig til tydeligt at varedeklarere på medier som LinkedIn og Twitter, at du arbejder for virksomheden, medmindre du selv insisterer på, at du ikke vil kædes sammen med virksomheden.

(Kommentar: Du kan igen ikke kræve hverken det ene eller det andet – men det er nemmere for dig, hvis alle kæmper med åben pande. Og der findes alligevel ikke noget ”For egen regning”. Får din medarbejder skrevet noget dumt, er det organisationen, der har skrevet noget dumt, hvis det passer ind i en journalistisk historie).

Vi ser med glæde på, hvis du har lyst til at indtage en ekspertposition omkring det, du ved meget om og opfordrer dig til at tage imod grundtræningen i at praktisere det på kurserne fra Webafdelingen, som holdes sidste tirsdag i hver måned. Her lærer du også god debatskik, hvilke emner, der er optimale til at kommunikere inden for dit fagområde, teknik og taktik. Bliver du kontaktet af pressen på baggrund af din brug af sociale medier, eller bliver indbudt til paneler eller konferencer, opfordrer vi dig til at tage imod vores tilbud om medietræning eller træning i præsentationsteknik. Kontakt din nærmeste leder for mulighederne.

(Kommentar: Mellem linjerne skriver du her, at der er masser af potentiale, men at det kræver træning og kommunikativ forståelse og forståelse af, hvilke emner man kommunikerer og ikke kommunikerer. Derfor har du også jævnligt træning af samme i kalenderen, fordi du så får mulighed for at kontrollere, at du i hvert fald sender dine folk på med grundtræning. Og at man altså rammer medierne her, når man begynder. Du vil ikke have en utrænet ekspert stående på tv og blive skåret midt over af en bidsk journalist. Desuden får du skåret nogle af medarbejderne uden social media-tæft af her, hvis du har en indgangstræning til at filtrere dem).

Er du politisk aktiv eller kandidat til en politisk post, er du velkommen til at tage fat i Kommunikationsafdelingen og konsulent xxx for evt. at få vejledning til, hvordan du bedst kommunikerer uden at mene noget politisk på organisationens vegne.
(Kommentar: Politisk aktive mennesker har et andet kommunikationsfilter end andre og er typisk vant til en debat, der er lidt hårdere. Dem vil du gerne have fat i og tage en god snak inden det hele bliver blandet sammen. Men de skal tage initiativet på din fremstrakte hånd. De må mene alt hvad de vil politisk og udtrykke det inden for lovens rammer – men når du skriver sådan her, pointerer du, at de skal være bevidst om ikke at tage virksomheden som gidsel – og du rækker hånden ud, før det sker.).

Når eller hvis du får skrevet noget, du fortryder på sociale medier, så brug muligheden for at konsultere kommunikationsafdelingen, og specifikt konsulent xxxx, der er trænet i at hjælpe dig i svære sager på sociale medier. Vent med at slette din kommentar eller dit opslag, indtil du har fået hjælp til at vurdere, om det er skadeligt for dig eller for virksomheden. Vi står klar til at hjælpe dig, fordi vi ved, at kommunikation er svært, og at det kan være ekstra svært på hurtige medier.

(Kommentar: Det, du skriver her, er faktisk, at du ved, at de nok skal få lavet rod i den. Men at du står parat til at hjælpe. Det giver dig pluspoint i deres bog. Og så er det efterhånden set i utallige shitstorms, at det er det, virksomheden eller medarbejderen gør for at skjule deres fejl, der giver det virkelige problem. På et medie som Twitter får man til gengæld Twitterlands respekt, hvis man kan skrive ”Der var jeg for hurtig på tasterne. Forrige tweet slettet. Beklager” – Skriver du denne sætning ind i dine guidelines, er det så, fordi du ved, hvordan man krisehåndterer og hjælper dem.).

Vi beder om, at du ikke på dine egne sociale medier foretager dig noget, der kompromitterer din arbejdsplads, herunder at du ikke deler eller skriver fortrolig information eller skriver åbent og negativt om kunder, samarbejdspartnere eller kundeforhold. Vi opfordrer til, at du generelt kun skriver positivt om andre brands, virksomheder eller personer, fordi det er sådan, vi gerne vil kendes udadtil.
(Kommentar: Nu begynder truslerne, hvor du tager magten og kontrollen en smule tilbage. For man kan blive fyret for at kompromittere sin arbejdsplads offentligt eller bryde sin tavshedspligt. Men der skal I ikke ud. Det er det, du signalerer her).

Møder du hård debat, opfordrer vi dig til at indtage en positiv linje. Svar høfligt igen, og lad være at pingponge frem og tilbage i en sur debat. Især på Twitter kan du møde interessenter, som har en interesse i at udfordre dig på holdninger på virksomhedens vegne, eller debattere unødigt hårdt. Vi opfordrer dig i forlængelse til at overholde mediernes retningslinjer om injurierende eller hadefuldt sprog, og opfordrer dig til, at du ikke deler indhold, du er i tvivl om ægtheden af, eller poster billeder, du ikke har ophavsretten til. Har du brug for bestemte billeder f.eks. til dit coverbillede på LinkedIn eller Twitter, tilbyder vi en række fritkøbte standardbilleder fra organisationen, som du kan gøre brug af.

(Kommentar: Kan virke bestemmende. Men det er vigtigt at få slået fast, at medarbejderen selv skal være bevidst om love og regler og i øvrigt afholde sig fra at skrive injurierende eller racistisk, ligesom de skal være bevidste om, at Twitter også er lobbyland, hvor de kan møde lobbyister med interesse i at hænge dit brand ud).

Skriver du kommentarer på virksomhedens sociale medier opfordrer vi dig til at åbent varedeklarere, hvis du bliver spurgt, at du arbejder for virksomheden. Vi håber, at du ikke sætter dig i en situation, hvor modtagerne bliver i tvivl, om du er sat til med ført hånd at skrive enten positivt eller negativt for virksomheden. Kommunikerer virksomheden svære komplekse emner, opfordrer vi dig til at lade være at like, dele og kommentere. Vi opfordrer dig ligeledes til at lade Public Affairs-afdelingen tweete direkte til politikerne på organisationens vegne. Er du i tvivl, så tag fat i Kommunikationsafdelingen og xxxx.
(Kommentar: Den skal du have med. Og her appellerer du til deres sans for kommunikation og konduite. Der er ikke noget værre end at sidde og krisekommunikere på højt niveau på Twitter, og så sidder der en student fra pakkeafdelingen og liker og deler og råber ”Fucking god krisestyring!!!” undervejs, fordi han tror det hjælper, eller at en eller anden konsulent fra HR skal fortælle Erhvervsministeren hvordan din organisation aldrig får noget foræret fra ham, når du lige har aftalt møde mellem ministeren og din CEO).

Skulle virksomheden havne i en krise, anbefaler vi, at du ikke kommenterer eller skriver noget på sociale medier, før du har konsulteret kommunikationsafdelingen. Vi kan være underlagt situationer, hvor vi ikke må melde ud pga. fortrolighed mv., eller hvor det ikke er fordelagtigt at melde ud eller svare på sociale medier.

(Kommentar: Sørg for, at der ikke sidder folk på din arbejdsplads og gør en shitstorm værre. Derfor skal du have denne sætning med.).

Er du i tvivl om, hvordan du forholder dig generelt til brugen af sociale medier, eller har du brug for at vælge et medie, der passer til din rolle på arbejdspladsen, eller til hvad og hvordan du gerne vil kommunikere, er du velkommen på grundtræningskursus, som vi holder hvert år den xxxx, eller tage fat i Kommunikationsafdelingen og xxxx.

(Kommentar: Tilbage i en blød tone, hvor du gerne vil hjælpe – Og hjælp dog dine medarbejdere med at finde et medie, der passer godt til dem. Er de kværulanter, skal de hverken på Twitter eller Facebook, men kan måske skrive deres hjerte ud i et velplaceret LinkedIn Pulse-indlæg).

Vi tror på et godt samarbejde med dig om disse guidelines, som vi reviderer hvert halve år i samarbejde med medarbejderrepræsentanter. Har du input til, hvordan vi kan videreudvikle dem, så skriv det til os på mail xxxx@xxx.dk

(Kommentar: Signalet om, at du ikke er neandertaler eller ved det hele – og at der er en ventil, hvis de alligevel synes, at du krævede for meget, eller knægtede deres ytringsfrihed. Der kommer ikke mange input til dig på denne, men du sender igen et vigtigt signal, som du skal være klar til at løfte – og så skal du vise, at det ikke bare er et skuffedokument, men at det hele tiden er på vej frem til endnu bedre versioner, og at det i øvrigt bliver lavet med inddragelse af medarbejderne selv, så du ikke er den onde chef med top down-kommunikation).

Og download så dine guidelines her uden kommentarer i og skriv dem bedre, så de passer til din organisation. Værsgo!