Det hybride Folkemøde 2021 – Hvordan får din organisation effekten?

Velkommen til Folkemødet på Bornholm i juni. Og ingen aner, hvordan det kommer til at se ud. Det betyder, at du og din organisation, der normalt bruger Folkemødet som afsæt til at skabe relationer, til at levere idéer til eller få en uvurderlig samtale med en mulig samarbejdspartner, fond, politiker eller journalist, skal kunne andet og mere, hvis du vælger at tage af sted. I år skal du kunne gribe uforudsigelighed og bruge det til din fordel.

Velkommen til hybriden
Der er faktisk intet nyt under den bornholmske sol. Hybriden, krydsningen mellem det der foregår ”ude i det virkelige liv” og online, er en realitet. Som forudsagt af store danske forfattere som Benjamin Rud Elberth i bogen ”Fra Modtager til Medtager” fra 2020, med den usandsynligt lange undertitel ”Sådan understøtter du klassiske discipliner med digitale og sociale medier”. En af hovedpointerne i den bog: At når alt pludselig indtager en anden form, end det vi er vant til, når eventen både er digital og offline i teltet, og når håndtrykket både bliver fysisk og virtuelt endda med en svag overvægt til det digitale, så skal man kunne mestre langt flere greb. Når det at skabe en relation ikke længere kan gennemføres med udveksling af et visitkort, som det i øvrigt har flyttet sig fra i en årrække blandt andet med LinkedIn, så skal relationsskaberen kunne noget andet. Lobbyisten, der er vant til det fysiske møde på Christiansborg, der starter med en øl i baren på Gæstgiveren, skal kunne noget andet og noget mere. Det var kommet uanset hvad – hybriden – at alle faste kommunikationsdiscipliner, mødet, talen, samtalen, eventen, antager en form, der har anstrøg af noget digitalt eller bliver helt digital, uanset om vi havde fået en pandemi eller ej. Når det sker at kommunikationsdisciplinerne ændrer sig, skal man også kunne holde en tale, der ikke kun taler til fem mennesker i et telt. For i år er der måske kun fire.

Kan du være til stede, hvis du bare er til tide?
Søren Schultz Hansen har blandt andet i bogen ”Digitalt indfødte på job” leget med tanken om at unge var ligeglade med at være fysisk til stede, bare de kunne være til tide: De er fint tilfredse med at deres bitmoji rækkker hånden op i en gruppe og tager ordet. Folk, der tænker at det er et enten eller, om de skal fysisk på Folkemødet i 2021 eller ej, har slet ikke fanget hybriden, og de muligheder det giver, med sans for timing, at være til tide, selvom man ikke er til stede i den værensform, som min mor ville synes var den reelle fysiske værensform. Men det kræver, at man tænker ungt – At man ikke begrænses af, at indgangsbarrieren til et møde måske er, at man skal troppe op i en gruppe med en bitmoji, at man hurtigt skal kunne hoppe på via Zoom, Teams, Google Meet, i et kommentarfelt på en Facebook Live, en LinkedIn Live, en Instagram Live eller en helt anden platform. Skal du løse indgangsbillet til den hybride virkelighed, skal du ikke være begrænset af, at det er uoverkommeligt for dig hurtigt at hoppe på, uanset platform eller medie. 

Fysisk eller en hybrid mellemting eller rent digitalt?
Netcompany står for at udvikle Folkemødets digitale infrastruktur i år. Der skal ikke lyde kritik om Aulas skaber her, men vi kan nok roligt konkludere, at løsningen kommer i sidste øjeblik og bliver med en brugerflade, som vi alle vil være så fremmede over for, at ingen når at finde sig til rette på den platform – Den skulle have været lanceret i januar, hvis den skulle blive en samtaleplatform eller noget der ligner noget, hvor deltagerne kunne forberede sig, planlægge ordentligt og se, hvor effekten ligger. Lige nu aner ingen faktisk, hvad der bliver fysisk, hybridt eller digitalt – og det bevirker, at flere organisationer ikke tør satse og helt bliver væk, opgiver Folkemødet og ikke benytter muligheden for den interaktion, der trods alt kan komme. Det er den forkerte vej at opgive. Du skal arbejde med det grundvilkår, at alt er kastet op i luften, og at det eneste du kan planlægge er, at du ikke kan planlægge noget. Du aner ikke, om du skal træne et charmerende smil, hvis du ikke ved, om du skal have mundbind på i Allinge. Du aner ikke, om der rent faktisk bliver tweetet fra Folkemødet, og om du kan skrive dit normale ”På vej til #fmdk”-tweet fra båden på vej derover. Det betyder, at du skal være noget, som Aula i hvert fald ikke er: Agil. Forandringsparat. Dynamisk. Ja, det lyder som konsulentbullshit, men det har aldrig været vigtigere – For faktisk er konkurrenceparameteret for at blive set, hørt og få indflydelse på årets Folkemøde, at du er bedre til at analysere, hvor effekten ligger på tværs af de muligheder der opstår, mens de opstår. 

Tjek mit LinkedIn-feed – Lige nu er alt kastet op i luften og alle er delt på, om de møder op fysisk, digitalt eller i en værensform et sted midtimellem. Det er en virkelighed du skal være forandringsparat i:

Du skal kunne analysere dig frem til hver mulighed
Er du arrangør aner du ikke, hvor mange mennesker der er fysisk til stede, og hvad formalia kommer til at være. Derfor skal du skabe dig et grundarrangement og være klar til at analysere på helt frem til eventdatoen, hvordan du kan holde arrangementet. Meget tyder på, at du i hvert fald skal sikre, at det får noget digital understøttelse, fordi der er færre i teltet. Meget tyder på, at du i højere grad skal være klar til at ramme nogle digitale infrastrukturer, som f.eks. LinkedIn og Twitter, invitationer til supplerende virtuelle møder, og andre måder at skabe relationer og udveksling af viden på. Er du lobbyist skal du gøre dig parat til at ramme hver enkelt mulighed og event, med de greb, der bliver mulige på hver enkelt event. Forestil dig, at Mette Frederiksen beslutter sig for, at hendes bidrag skal foregå på Instagram Live. Så står Danmarks Naturfredning og Dyrenes Beskyttelse væsentligt skarpere fordi Maria Gjerding og Britta Riis i forvejen har en tilstedeværelse på kanalen og kan hoppe i kommentarfeltet med de fordele, der følger med at have en velfungerende profil. Vælger Søren Pape at holde en spørgsmålssession om erhvervspolitik på LinkedIn eller som et rum i Clubhouse, så er der en verden til forskel på, hvilke organisationer der kan tale med. 

Sådan forbereder du dig
Kunsten bliver at kunne træde ind på Folkemødet med så mange greb i sin værktøjskasse som muligt. Var jeg lobbyist på årets Folkemøde, lejede jeg en soveplads i nærheden af Allinge og var parat til at træde ind i et fysisk rum, men jeg gjorde mig også klar til at træde ind i både det digitale rum, og det hybride rum. Min kuffert ville bestå af såvel sovepose og mundbind, som en pc og en telefon med en stærk netadgang, en flaske med håndsprit, så mange opbyggede profiler som muligt på Twitter, LinkedIn, Facebook, Clubhouse, Tiktok, et par virtuelle mødeplatforme som Zoom, Teams og Meet, og et par mobile batterier. Og så ville jeg analysere på alle de muligheder, der opstod – ud over at jeg ville scanne de events og muligheder, der allerede begynder at komme i kalenderen nu. Jeg ville være knivskarp på, hvad jeg skulle levere fagligt og have såvel talelinjer som mærkesager parat og forberedt, skrevet ned som punkter på mit website og måske artikler eller posts på min LinkedIn-profil, ligesom jeg ville have mine fysiske idépapirer med, så jeg kunne levere mine idéer og pointer fysisk, digitalt eller i en mellemting. Opstår der en strøm på mit område, hvor jeg kan sidde i teltet og række hånden op, mens jeg også kan smide den helt rigtige grafik med mit vigtigste fakta i et kommentarfelt, så har jeg skaffet mig muligheden for at kunne medvirke dem, jeg skal medvirke. Det kan være, at flere af de beskrevne greb aldrig kommer i spil. At du aldrig fik tweetet, fordi der ikke opstod samtaler på Twitter, men at det pludselig blev muligt at drikke en fadøl på Gæstgiveren med coronapas og en meters afstand til den, du skal skabe en relation til. Men du skal være klar til det hele.

Du skal være klar med flere forskellige greb
Er du lobbyist eller skal din organisation være på Folkemødet i år 2021, skal du være klar til at afsøge potentialer hurtigt. Din organisation skal have folk, der kan begå sig på det virtuelle møde, på LinkedIn, på Twitter, ja på alle de platforme, hvor skæbnens store terningespil smider mødet hen. Det er ikke banalt – Vi ser eksempler på organisationer i 2021, der stadig ikke har forstået, at de ikke må blive stoppet af en dårlig netadgang, en dårlig mikrofon, et halvdårligt kamera eller manglende kundskaber på en platform, når de skal igennem på det virtuelle møde til en samarbejdspartner, direkte igennem til tv-tid på News eller når de skal gennemføre den uformelle samtale på LinkedIn. Er du arrangør, skal du have styr på teknikken, så det ikke er teknikken, der overtager, og mødet og pointerne der forsvinder, fordi alle sidder på det yderste af stolene. På Folkemødet har overraskende mange organisationer kunne slippe af sted med en knitrende mikrofon med en løs forbindelse, men man kan ikke slippe af sted denne gang med dårlig teknik og at gennemføre noget, hvor man egentlig ikke rigtig ved, hvordan skidtet fungerer, hvis man nu vælger en bestemt platform.

Folkemødet holdt i slutningen af april webinar om ”Det gode digitale event” og havde så mange problemer med teknikken, at det nærmest blev et stilstudie i, hvorfor man ikke skal bruge platforme man ikke mestrer til fulde – Hvis breakout-roomet bliver ved med at svigte, og man ikke har en solid backup-plan eller kan trylle lortet på plads, så skal man ikke lave en satsning og tro på, at man kan føre folk ud i breakoutrooms.

Til webinar om ‘Det gode digitale event’ hos @Folkemoedet.
Ekstra pause indlagt pga. tekniske problemer. Ironien. Men det skal nok blive et godt folkemøde uanset hvad! Det kan hverken Covid19 eller teknik sætter em stopper for 💪🏻 #dkpol #folkemøde #fm21

— Christopher Nybro Bonde (@Christo55732486) April 26, 2021

PAC-lobbyisterne i Bruxelles og Strasbourg siger nærmest ved hvert eneste møde om, hvordan man bedriver god og effektiv lobbyisme i hybriden i øjeblikket, at ”Du skal have en plan b”. Uanset om du er arrangør, deltager eller tilhører, skal du have en plan for, hvad der sker, hvis teknikken brager ned. For du får f.eks. kun en chance for at nå igennem til en politiker på et virtuelt møde – så skal du kunne gå på fra en anden netadgang eller fra en anden pc, hvis teknikken svigter i det første setup. Og du skal kunne have alternative kanaler, hvis den første svigtede, så du i stedet kan skrive over Twitter-beskeder, hvis LinkedIn holdt teknisk pause den dag. Når du skal have så mange backup-planer og kunne så mange forskellige ting, kræver det, at du dygtiggør dig i en helt anden grad end tidligere.

5 ting, du kan gøre som arrangør
Er du arrangør, er der flere forskellige ting, du kan forberede allerede nu:

1. Planlæg en event, der tager højde for en hybrid virkelighed. Undersøg og test, om det teknisk er muligt at skabe understøttelse, hvis der ikke kommer folk til eventen.
2. Få deltagere med i en hybrid. Forbered jer på, at paneldeltagere skal kunne optræde virtuelt i et panel af fysiske deltagere. Og at tilhørere skal kunne interagere på tværs af digitalt og fysisk. Det kræver også en moderator, der kan binde en hybrid event sammen.
3. Forbered din egen organisation på en hybrid virkelighed. Hvis din event bliver livestreamet over Facebook Live, skal dine egne folk også kunne agere i de kommentarfelter. Dine egne folk skal kunne scanne de deltagere, der er til eventen og selv skabe relationer og pointer en til en på de platforme, hvor den vigtigste interessent er lydhør.
4. Sørg for at dine egne paneldeltagere og talsmænd mestrer en hybrid virkelighed. Den gode tale har patos, etos, logos og en god tweetable. Den gode tale understøttes også af en god grafik, eller en god video. Den skarpe formand kvæler ikke en digital sending ved at svare tre tilhørere i teltet i en to minutter lang sætning, hvis der sidder 200 mennesker på en livesending og optimalt set vækkes med en sætning, der varer 20 sekunder med en skarp pointe. Læs “Sådan kommer du i gang og bliver slagkraftig på LinkedIn og Twitter“.
5. Skab noget blivende materiale. Når eventen på Folkemødet kan være tvivlsomt forbrugte penge og ressourcer, så sørg for, at der bliver skabt noget, der senere kan sendes, målrettes, boostes, skabe noget større. Få taget billedet undervejs i eventen af formanden der ligner en million, få skabt de små film, organisationen senere kan bruge til websitet og tænk i, hvordan selve eventen kan skabe de små film-afsnit om hver mærkesag til websitet, til Facebook-kampagnen, til den kommende påvirkning af finanslov mv.

Helt grundlæggende har danske organisationer været på kravlestadiet, når de har lavet hybride events. Med døde powerpoints, der kun virker på en konference, fordi ingen kigger på de slides. Med taler, der er skrevet til et fysisk publikum i et fysisk rum. Den hybride event har helt andre virkemidler i tale og tekst og setup end den event, hvor vi mødes fysisk.

3 ting, du kan gøre som paneldeltager
Er du paneldeltager, er der flere forskellige ting, du kan gøre allerede nu:

1. Forbered dig på den hybride form – Hvor du taler til både fysisk, digitalt og hybrid publikum. Med skarpe talelinjer og en tilstedeværelse, hvor det både handler om at se skarp ud og være skarp på den måde pointen leveres til hver platform.
2. Forbered selv dine egne platforme. Skal du sidde med som digital paneldeltager, så overvej, om du skal have den fede Zoombaggrund, om du skal have et setup, hvor der står en lampe foran dig, der lyser dit ansigt rigtigt op, om din LinkedIn-profil spiller som den skal, hvis nu den fortsatte relationsskaben sker på den platform efter eventen.
3. Tag selv del i formidlingen på tværs af medier. Som paneldeltager kan du selv i langt højere grad bruge egne platforme til at sikre, at eventen bliver besøgt af mere end tre ludere og en lommetyv. Du kan være med til at invitere, selv bruge sociale medier, en blog, eller andet til at videreformidle pointerne før, under og efter.

De organisationer der har events på årets Folkemøde vil elske paneldeltagere, der selv tager medansvar for oplevelsen og rækkevidden, blander sig i debatten i alle de hybride muligheder, der opstår, og ikke mindst paneldeltagere, der ikke smadrer eventen ved at være teknisk eller kommunikativt udygtige. Vil du være paneldeltageren fra helvede, stiller du dig op i den hybride virkelighed med en dårlig netadgang og slår de digitale tilhøreres gejst ihjel ved kun at tale til ham i teltet.

5 ting, du kan gøre som lobbyist

Er du nået herned til, har du efterhånden fået pointen:

1. Forbered dig på at være forandringsparat. Trim dine skills på tværs af medier. Nærlæs, hvordan du arbejder med din egen kommunikative kontrolpult, så du har noget at tale med, hvis der tales på en bestemt platform eller i et bestemt format. Trim såvel dine egne profiler, smør dit tungebånd, og trim din netadgang. 
2. Hav en bredere målsætning – Når Folkemødet er overstået har du, hvis du har forberedt dig godt, skabt relationer til fem vigtige interessenter på din interessentliste, du har fået plantet fem idéer, der kan arbejdes videre med, du har fået fem møder i kalenderen til august, eller du har fået tilkendegivet over for vigtige interessenter, hvor din organisation står på en given sag. Du har skabt grobund for at komme ind i valgprogrammet hos en borgmesterkandidat inden valgkamp i november, eller du har bare vist, at din organisation er i live, i fremdrift, har masser at byde på, og at I ikke er idéforladte og blevet hjemme fordi I har givet op over for et uafkodeligt Folkemøde.
3. Skab din basis – den ”artikelbund” som du skal have leveret direkte i hånden på en interessent. Sæt dig ind i, hvordan du drikker en fadøl virtuelt, og hvordan du laver et leave behind-papir uden at du må bruge en printer. Det kræver, at du er skarp på digitale og hybride formater.
4. Analysér og gør dig klar til at analysere på, hvordan du får indflydelse ud fra den ramme, der bliver dig givet. Den lobbyist, der på ti minutter kan spotte muligheden for en værdifuld samtale eller relation på tværs af et hybridt program og kan kaste en line ud, har effekten.
5. Slap af for …. Årets folkemøde er once in a lifetime. Der er tæskemeget potentiale, fordi det ikke er alle dem med de store penge, der får indflydelsen, men de forandringsparate. Men du kan også vælge noget helt andet: Lad være med at læse ”interessevaretagelsesoptimerende guides” til Folkemødet. Vent til næste år og pust lidt ud md effekten og så brug årets Folkemøde på at teste den hybride virkelighed, hvor du lærer, hvordan du skal agere i en verden, der var kommet alligevel uanset pandemi. Den hybride.

Kan du have et rigtig godt hybridt Folkemøde 2021!